Generalmente, cuando escuchamos la frase sistema de gestión se nos viene a la mente una gran cantidad de papeleo que debemos de llenar y archivar para no tener no conformidades, una tarea cansada e infructífera…
Lo anterior no es el enfoque adecuado que debe darse a los sistemas de gestión, revisemos entonces el enfoque recomendado de los sistemas de gestión.
¿Qué es un sistema de gestión?
De acuerdo con la ISO 9000:2015, un sistema de gestión es un conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos, tener un sistema de gestión tiene varios beneficios como, por ejemplo:
- Permiten controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas;
- Analizan los rendimientos y los riesgos de una empresa;
- Unifican las operaciones de la compañía;
- Facilitan la toma de decisiones y el análisis de los datos;
- Influyen en el comportamiento y el desempeño de las personas integrantes de la organización.
Como vemos, los sistemas de gestión están enfocados a el aumento de la calidad de productos y servicios.
¿Qué es calidad?
De forma general es el grado en que un conjunto de características inherentes de un producto, servicio o proceso cumple con los requisitos establecidos. La evaluación de la calidad toma en cuenta al menos los siguientes aspectos.
- Características del producto: Funcionalidad, durabilidad, estética, entre otros.
- Requisitos establecidos: Normativas, especificaciones técnicas y necesidades del cliente.
- Cumplimiento: La capacidad de entregar consistentemente resultados satisfactorios.
Para comprender cómo alcanzar la calidad, es importante considerar los principios que la rigen:
- Enfoque en el cliente: Satisfacer de forma integral las expectativas del cliente.
- Mejora continua: Adoptar un ciclo constante de evaluación y optimización de procesos.
- Liderazgo efectivo: Los líderes deben establecer una visión clara y motivar a sus equipos hacia la excelencia.
- Toma de decisiones basada en datos: Utilizar información verificable y objetiva para implementar mejoras.
Recomendaciones para tener un mejor sistema de gestión:
- Documentación de los procesos como ocurren en la realidad, de esa manera es menos probable que incumplas con tu sistema de gestión pues estas documentando las actividades como en realidad son.
- Eliminar formatos duplicados, es decir, simplificar la cantidad de registros que se deben generar, no tener más de un tipo de registro para una misma actividad. Es recomendable tener un solo formato bien robusto y completo a tener muchos formatos pequeños en los que se repite varias veces la misma información.
- Dar el tiempo suficiente para la capacitación del contenido y estructura del sistema de gestión, así podrán evitar incumplimientos por desconocer que registros se deben llevar en cada actividad, por desconocer como se llenan correctamente los registros o la periodicidad con la que se deben llenar los registros, entre otros.
- Llenar los registros en tiempo y forma, llenarlos posteriormente solo para cumplir el requisito de la norma, en la que tu organización está acreditada o certificada, o de su sistema de gestión interno no sirve de mucho. Los controles, registros y actividades que contiene el sistema de gestión tienen una razón de ser y llenarlos correctamente en tiempo y forma nos ayudará a cumplir con este fin previsto.
- Esta sugerencia tiene que ver con el anterior, si hay un registro que ya no se requiere usar porque no aporta mucha información debido a que mi proceso o mi producto cambiaron, entre otras, es necesario revisar su pertinencia con el responsable del sistema de gestión. Los sistemas de gestión están sujetos a la mejora continua por lo que es contradictorio que los documentos (procedimientos) o formatos permanezcan invariables a través del tiempo.
- Supervisar constantemente las actividades y los registros llenos y los próximos a llenar, pon especial atención a procesos nuevos, registros nuevos, procedimientos nuevos y registros o actividades que ya se haya identificado que el personal no llena o llena incorrectamente.
¿Cuál es la meta?
La meta es llegar a compararse con la calidad de las empresas que han sido premiadas por su sistema de gestión y la calidad de sus productos o servicios. A continuación, menciono algunos ejemplos:
- Florida Power & Light: Primera empresa estadounidense en ganar el Premio Deming de la Calidad
- Hospital Corporation of America: Empresa de la industria del cuidado de la salud
- JTEK AUTOMOTIVE MÉXICO, S.A. DE C.V.: Ganadora del Premio Plus de Calidad en el Premio de Calidad San Luis Potosí 2023
- MUSASHI AUTO PARTS MEXICO, S.A. DE C.V.: Ganadora del Premio Plus de Calidad en el Premio de Calidad San Luis Potosí 2023
Empresas que aplican la mejora continua: Google, Tesla, Toyota.
En conclusión, aplicar correctamente el sistema de gestión traerá muchos beneficios a tu organización y a la calidad de tus productos y servicios.
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